Khi gửi hàng hóa thông qua dịch vụ vận chuyển và logistics, việc lập phiếu gửi hàng (bill) và khai invoice đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo sự chính xác và thông tin đầy đủ về đơn hàng. Dưới đây là hướng dẫn cơ bản giúp Quý khách lập phiếu gửi hàng và khai invoice chính xác nhất.
1. HƯỚNG DẪN LẬP PHIẾU GỬI HÀNG (BILL)
Mục 1: Thông tin khách hàng
– Tên công ty và địa chỉ để DTL Service & Trade đến lấy hàng: Quý khách viết tên công ty, tên người gửi, địa chỉ, số điện thoại.
Mục 2: Thông tin người nhận
– Tên công ty và địa chỉ người nhận: Quý khách viết đầy đủ tên công ty, tên người nhận , địa chỉ (lưu ý mã vùng), số điện thoại liên hệ.
Lưu ý: Chúng tôi không thể chuyển phát đến số Hộp thư bưu điện.
Mục 3: Loại hàng gửi
– Quý khách đánh dấu vào ô loại hàng mà mình gửi: Tài liệu, Mẫu hàng, Quà, Loại khác.
Mục 4: Nội dung hàng hoá
– Quý khách khai đúng loại hàng hoá cần gửi, đơn vị tính, số lượng hàng hoá và tổng cộng số kiện hàng gửi.
Mục 5: Chỉ dẫn của người gửi khi không phát được hàng
– Quý khách đánh dấu vào một trong hai ô Chuyển hoàn hoặc Huỷ.
Mục 6: Cam kết của người gửi
– Quý khách đọc tham khảo trước khi gửi hàng.
Mục 7: Ngày giờ gửi, chữ ký người gửi
– Quý khách đọc tham khảo trước khi gửi hàng.
Mục 8: Khối lượng
– Khối lượng thực tế tính bằng cân.
– Khối lượng quy đổi: tính theo công thức quy định của các hãng hàng không và luật Bưu Chính.
Mục 9: Cước
– Cước chính: Cước theo bảng giá mà DTL gửi cho quý khách, cước chưa bao gồm phụ phí và VAT.
– Cước dịch vụ cộng thêm: Các loại phí khác sẽ được DTL tư vấn khi tiếp nhận hàng hoá.
Mục 10: Xác nhận việc nhận hàng của nhân viên DTL
– Nhân viên DTL ký xác nhận việc nhận hàng của Quý khách.
Mặt sau Bill: Các điều kiện và điều khoản của DTL khi Quý khách gửi hàng.
2. CÁCH LẬP INVOICE
Việc lập phiếu gửi hàng và khai invoice đúng cách sẽ giúp quá trình vận chuyển và thanh toán diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả. Đồng thời, cũng giúp tạo sự tin cậy và chuyên nghiệp trong quá trình giao nhận hàng hóa.